Las reuniones son necesarias, pero también tienen sus contratiempos. Afortunadamente, el futurólogo Ben Hammersley afirma que hay nuevos avances en la tecnología que permiten minimizar las interrupciones de una forma más inteligente.
"Demonios", escribió Jean-Paul Sartre, "son otras personas". Afortunadamente, Sartre trabajó principalmente como escritor y no tuvo la necesidad de pasar tiempo con nadie ni con algo, salvo su máquina de escribir. Sin embargo, para la mayoría de nosotros, nuestros negocios implican reunirse con personas. No importa el sector en el que trabajemos, ya sea que estemos negociando una venta de un artefacto invaluable, o que saludemos a un nuevo cliente con un misterio intrigante por resolver, esa negociación se lleva a cabo entre personas. Y dichas personas deben reunirse.
En ocasiones, estas reuniones son estresantes. Sabemos esto gracias a los monitores biológicos ponibles. Hace poco, un colega mío tuvo una reunión de una hora con un cliente durante la cual su frecuencia cardíaca nunca bajó de los 130 latidos por minuto. Se esforzó más físicamente que durante su clase aeróbica normal.
Y, si bien en algún momento se llegó a considerar aceptable atribuir la causa del trabajo extra de su sistema cardiovascular a una negociación, hoy en día ya no lo es. Simplemente tenemos que organizar reuniones y tolerarlas. Solamente es una actitud de cortesía.
El cambio ya está aquí
Afortunadamente, casi todo lo relacionado con las reuniones de negocios ha cambiado en la última década. Pasamos de trajes y salas de juntas a sudaderas y cafeterías. De comitivas de personas a dispositivos alrededor de una mesa; la naturaleza de una reunión de negocios está cambiando al mismo ritmo que la tecnología que fortalece al resto del mundo.
Tomemos como ejemplo la inteligencia artificial. Me reúno con muchas personas, pero, a diferencia de una persona en mi cargo hace 50 años, no tengo una secretaria. Al menos no una que sea humana. Mis citas las agenda Amy, una IA en un servidor de la nube en algún lugar del mundo. Hago las presentaciones por correo electrónico y Amy (que tiene acceso al sistema de mi calendario en línea y conoce mis preferencias para las reuniones) se encarga de los preparativos, le responde a mi socio y acuerda el lugar y la hora. X.ai, la empresa que desarrolló a Amy y a su alter ego masculino Andrew, visualiza este tipo de asistente automatizado como el futuro del personal de todos, desde directores ejecutivos de alto nivel hasta agentes de ventas que requieren viajar.
Amy es fantástica, pero no puede acompañarme a las reuniones, después de todo solo es una dirección de correo electrónico, aunque no es difícil concebir otras tecnologías que puedan desempeñarse como mi asistente. Aunque ya cuento con unos cuantos dispositivos Echo de reconocimiento de voz de Amazon en casa, este año, Amazon lanzará su versión corporativa. Con la promesa de integrarse sin problemas en los sistemas digitales de su empresa, Alexa tendrá la capacidad de solicitarlos durante una conversación, como si sus hojas de cálculo fueran personas.
La última vez que vi este tipo de cosas fue en Star Trek, donde los capitanes podían pedir a sus naves directamente que revelaran su situación. Después de todo, posicionarse ante su objetivo de ventas no es tan distinto a posicionarse en relación con el cuadrante Alfa.
Los robots le permiten hablar con sus colegas cara a cara, sin necesidad de estar en la misma sala
Reuniones a través de mensajería
Pero hasta el capitán Jean-Luc Picard de Star Trek todavía padeció los malestares ocasionados por las reuniones de negocios realizadas con el formato antiguo del siglo XX: todos tenían que estar en la misma sala al mismo tiempo. Por supuesto, eso ya no es así. La tecnología actual brinda la posibilidad de asistir a una reunión sin estar en persona realmente.
He participado en muchos proyectos donde cada uno de los miembros del equipo trabajan en diferentes partes del mundo, pero se reúnen en una sala de chat para lograr sus objetivos. Slack, la plataformas de chat más moderna, es prácticamente obligatoria para las nuevas empresas tecnológicas del 2018, incluso para aquellos que tienen oficinas físicas.
Trabajar con personas en línea es fisiológicamente interesante en muchos sentidos, razón no menos importante porque la imagen virtual de alguien se vuelve más "real" que su comportamiento en persona. Puedo reconocer a muchos colegas únicamente por la velocidad a la que escriben, por el estilo de salto de línea o por el uso de emojis y gif animados, sin conocer necesariamente el sonido de sus voces, o qué tan alto son. Nuestro cerebro captura los detalles y expone a las personas en una realidad más profunda. Eso, a su vez, agrega un escalofrío posthumano al hecho de que en muchos de los canales de Slack que uso, los bots y la IA superan en número a los humanos. Los bots que gestionan mi servidor y el que gestiona mi lista de tareas, tienen la misma importancia en esa realidad que los colegas humanos reales. Excepto que algunos de los bots, para ser honestos, son más agradables.
Contacto en persona de calidad
Pero ¿qué tal si prefiere hablar con sus colegas en persona, en lugar de usar un teclado? Existen las conferencias de video, por supuesto (ya sea a través de las aplicaciones de FaceTime o Skype en su teléfono, o mediante una futurista (y costosa) "sala de telepresencia") con cámaras de definición ultra alta y un juego específico de muebles y pantallas que se ven exactamente igual del otro lado de la conexión.
Eso no me parece muy convincente: no solo por el hecho de que no se siente natural, sino que enfoca la reunión en una sola pantalla y, debido a la forma en la que sujeta el dispositivo, lo hace ver cansado. De hecho, en Los Ángeles, los cirujanos plásticos han estado ofreciendo estiramientos faciales específicos para Skype, donde el maxilar inferior y la línea de la mandíbula se endurecen para que tengan una buena apariencia desde el ángulo común.
Envíe al robot
Los robots de telepresencia son mejores. Son unidades de conferencias de video donde su rostro se transmite digitalmente en una unidad del tamaño de una cabeza, a una altura ergonómica, sobre un sistema de ruedas que el usuario puede controlar a distancia.
Podría estar sentado en California y controlar un robot de telepresencia en su oficina, y sería como si yo (o al menos, una versión mía muy delgada, sin manos y con ruedas) realmente estuviera ahí. Podría ingresar a las salas de juntas y seguir a mis compañeros por todos los corredores. A esto súmele un ancho de banda más rápido que promete el próximo estándar 5G, y hasta podría llevar mi avatar junto con ellos para ir a un bar.
Y no veo por qué no podría controlar más de un dispositivo de estos al mismo tiempo, asistiendo con un robot a una reunión ejecutiva en un sitio, ponerme al día con mis colegas en otro sitio y disfrutar de algunas bebidas para establecer contactos en un tercer sitio: todo sin vestirme en el cuarto sitio. Quizás desde el punto de vista tradicional no sea un enfoque correcto para las reuniones, pero sin duda es menos estresante.
