Un astronauta en una computadora portátil

Productividad

¿Tiene lo que se necesita para trabajar a distancia?

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Si desea ser un trabajador a distancia, tal vez deba convencer a su jefe. Daniel Mobbs tiene toda la información sobre las habilidades que se requieren, desde la administración eficaz de su tiempo hasta las comunicaciones seguras

 

Si bien el trabajo a distancia se vuelve cada vez más popular, no todos nacieron para ser trabajadores a distancia. Mientras que algunas personas están preparadas para sobresalir fuera de las cuatro paredes de una oficina central, otras tienen más probabilidades de colapsar sin planes y estrategias establecidos para una nueva forma de trabajo. “Los candidatos deben ser honestos con respecto a su propia capacidad de manejar las elevadas responsabilidades y expectativas que conlleva el trabajo a distancia”, afirma Anthony Curlo, director ejecutivo de la empresa de reclutamiento y aumento de personal de TI DaVinciTek(1).

La buena noticia es que todos pueden desarrollar y aprender estas habilidades y estrategias. Analice a los trabajadores a distancia exitosos y verá que muchas características aparecen una y otra vez. Así que si trata de convencer a su jefe (o incluso a usted mismo) de que el trabajo a distancia es lo mejor para usted, comience por preguntarse honestamente cuántas características de las que aparecen a continuación tiene en común con sus colegas que trabajan a distancia.

1. Son implacables al administrar su tiempo

El hecho de trabajar a distancia no quiere decir que sea dueño de todo su tiempo. Los jefes quieren saber que está administrando su tiempo de la manera más eficiente posible. “El objetivo es demostrar que es tan responsable, productivo y eficiente como lo sería si trabajara en la oficina principal”, afirma Emma Sue Prince, autora de la guía sobre los lugares de trabajo, The Advantage.

Recomienda tomarse unos minutos al inicio de cada semana para planear sus prioridades y calcular cuánto tiempo le tomará completar cada tarea. “A lo largo de su semana, haga un seguimiento de su progreso frente a estos objetivos para que pueda rendir cuentas”, comenta. “Aún mejor, amplíe su planificación semanal a una planificación diaria y divida su tiempo para concentrarse en tareas específicas”.

Tobias van Schneider, diseñador independiente que trabaja a distancia en Nueva York, recomienda(2) usar una aplicación de seguimiento de tiempo como Toggl(3), que no solo registra su tiempo, sino que también le envía recordatorios para que le dé seguimiento a su tiempo cada ciertos minutos para que así tenga el control de él. “Ya sea que le paguen por hora o no, darle seguimiento a su tiempo lo hace más consciente de lo que hace en el día”, comenta.

2. Establecen límites claros entre el trabajo y el ocio

Aunque algunos estudios muestran(4) que el personal que trabaja a distancia puede trabajar fácilmente hasta 75 horas a la semana (ya que tienen en promedio días más largos que los de sus compañeros de trabajo en las oficinas centrales), trabajar a distancia no significa trabajar 24/7. Algunos jefes pueden considerar a un empleado que siempre está disponible como algo positivo para la empresa, pero los que son más sensatos lo verán como lo que en realidad es: una receta para el agotamiento y la insatisfacción.

“Puede ser fácil para los empleados a distancia que aman lo que hacen para seguir trabajando sin parar”, afirma Chris Dyer, autor de The Power of Company Culture. “Sin embargo, debe ponerse límites para dejar de lado el trabajo y desconectarse, a fin de evitar el agotamiento y la frustración. Saber cuándo es el momento de tomar un descanso mantiene a los trabajadores a distancia concentrados en su trabajo y contribuye a que alcancen su máximo potencial”.

Los trabajadores a distancia exitosos son claros con sus colegas acerca de sus horarios de oficina y la mejor forma de contactarlos; ya sea a través de Slack, Skype, correo electrónico o por teléfono. Además, avisan cuando necesitan estar alejados de la computadora algunas horas y, lo más importante, cuando no estarán disponibles todo el día.

3. Mantienen comunicaciones conscientes

“La comunicación es fundamental para los trabajadores a distancia, pero esta no sucede por arte de magia”, afirma Susana Rowles, directora comercial de Target Internet, una empresa que colabora con un equipo de trabajo completo a distancia. “El hecho de que no pueda ver a alguien en persona, no significa que no pueda establecer una interacción. Tómese un momento todos los días para comunicarse con sus colegas y haga esto parte de su mentalidad laboral”.

En un artículo de Harvard Business Review(5), Erica Dhawan y Tomas Chamorro-Premuzic advierten que no se deben confundir las comunicaciones breves con las comunicaciones claras. “En nuestros esfuerzos por ser eficientes, en ocasiones usamos menos palabras para comunicarnos”, comenta Dhawan. “Sin embargo, esa concisión puede significar que el resto del equipo perderá tiempo tratando de interpretar sus mensajes (y después los malinterpretará de cualquier forma)”.

“No suponga que los demás entenderán sus señales y abreviaturas”, agrega Chamorro-Premuzic. “Tómese el tiempo de comunicar con la intención de ser superclaro, sin importar el medio que utilice”.

Este dúo también recomienda introducir normas de comunicación para su equipo en la oficina a fin de ayudar a establecer claridad. Toman de referencia a empresas como Merck, que han creado acrónimos para sus comunicaciones digitales, por ejemplo, ‘Respuesta en cuatro horas (4HR)’ y ‘No requiere respuesta (NNTR)’, lo que permite tener capacidad de predicción y certeza a las conversaciones virtuales.

“Las normas también pueden establecerse a nivel individual, como el tiempo de respuesta preferido de las personas, el estilo de escritura y el tono”, comenta Dhawan. “Por ejemplo, algunos prefieren los mensajes breves y rápidos, aunque otros prefieren respuestas extensas y detalladas; las personas también tienen distintas preferencias y tolerancias con respecto al humor o la informalidad”.

Dos personas con globos de diálogo sobre sus cabezas

Los expertos recomiendan tomarse el tiempo para comunicarse con la intención de ser superclaros, sin importar el medio que se utilice

 

4. Son expertos en tecnología

Si está considerando trabajar a distancia, debe ser un experto en tecnología, afirma Anna Johansson, que escribe para Entrepreneur(6): “Lo que menos puede permitirse es que sus empleados a distancia constantemente molesten a su equipo de TI con asuntos sencillos que no deberían ser un problema”.

Sin embargo, aunque su jefe probablemente suponga que sabe cómo usar la nube, hacer videoconferencias y utilizar servicios de mensajería empresarial como Slack, eso no significa que deba dormirse en sus laureles. “Es importante demostrar que está dispuesto a aprender y a adaptarse, probablemente hasta sea más importante que mostrar habilidades de organización impecables”, comenta Tom Livingstone, director de marketing en la agencia de contratación, Talentful.

Asegúrese de estar actualizado con respecto a las tecnologías más recientes para el trabajo a distancia, además, no tema hacer sugerencias a su jefe si descubre una forma de usar la tecnología para agilizar mejor determinado proceso. Deepina Kapila, gerente de productos en Visa(7), recomienda usar YouTube Live(8) si necesita grabar un video rápido, hacer una transmisión en vivo o realizar sesiones de capacitación para su equipo. “Es la alternativa de Google Hangout para elevar una transmisión a nivel internacional”, afirma.

“Si dirige un equipo a distancia y desea tener una idea de sus niveles de felicidad, pruebe Chimp or Champ(9)”, agrega. “Este medidor de felicidad para empleados, anónimo y semanal, es una herramienta diseñada para hacer justo eso, además de que le permite a los equipos enviar comentarios también, algo así como un buzón de sugerencias como antes”.

5. Se mantienen en contacto

Una de las mayores preocupaciones de un nuevo trabajador a distancia es terminar siendo víctima del principio de ‘ojos que no ven, corazón que no siente’. Un estudio reciente(10) realizado a 1100 empleados reveló que los trabajadores a distancia se sienten rechazados y excluidos con frecuencia. Después de todo, si el jefe no puede verlo, ¿cómo le ofrecerá un ascenso o una nueva oportunidad?

En contraste, los trabajadores a distancia exitosos saben que pueden hacer algo para sentirse incluidos y hacerse notar. “La confianza y proactividad son fundamentales”, comenta Tom Livingstone. “Un mensaje por aquí y por allá, antes de que se lo soliciten, para mantener informado a alguien de su progreso e ideas es de gran ayuda”.

La clave es mostrar iniciativa y entusiasmo por su puesto siempre que sea posible. Esto podría incluir hacerle saber a su jefe sobre su voluntad para tomar funciones directivas en los proyectos, su disposición para compartir nuevas ideas en su próxima llamada para ponerse al día o compartir comentarios positivos de sus clientes de vez en cuando.

Busque formas de hacerse tan ‘presente’ como sea posible ante los ojos de su jefe. Puede lograr esto al usar un sistema de administración de proyectos, como Basecamp(11), que le permite debatir ideas de manera activa y mostrar que está trabajando con sus colegas. También puede hacer algo más directo: Michael Ferguson, director ejecutivo de Rainmakers, recomienda(12) programar videollamadas en vez de depender de la comunicación por correo electrónico. “Mejora la colaboración”, afirma. Cuando el equipo puede ver al trabajador a distancia y el trabajador a distancia puede ver al equipo “se impulsa la colaboración efectiva, lo que mejora la productividad, la eficiencia y la innovación”.

 


Daniel Mobbs es un periodista británico que escribe sobre negocios

Fuentes:

(1) https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html

(2) https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker

(3) https://toggl.com/

(4) https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting

(5) https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote

(6) https://www.entrepreneur.com/article/289370

(7) https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/

(8) https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig

(9) http://chimporchamp.com/

(10) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

(11) https://basecamp.com/

(12) https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers